چالش های دورکاری درایران
چالشهای دورکاری در ایران با نگاهی به تجارب شخصی
مسئولیت اجرای دورکاری، مجموعه تجارب ارزشمندی را برای نگارنده
به ارمغان آورده است.
بخشی از این تجارب در ابعاد شناسایی موانع و چالشهای پیش روی دورکاری
در کشورمان است که هدف این مقاله ارایه راهکارهایی برای عبور از آنها می‌باشد.
در زیر به برخی از این موانع و چالشها اشاره می‌شود:
- چالشهای عمومی دورکاری
برخی چالشها و موانعی که دولت برای حذف و از بین بردن آنها باید
تمهیدات لازم را بیندیشد، عبارتند از:
فقدان آگاهی کافی مدیران و کارکنان از راهبردها، اهداف و اصول مدیریت و برنامه‌ریزی دورکاری.
عدم شفافیت ابعاد حقوقی، مالی، قانونی و مقررات اجرایی دورکاری.
فقدان یک پایگاه اطلاع‌رسانی برای حذف خلاء اطلاعاتی در زمینه دورکاری خصوصاً برای مدیران و کارکنان نیازمند.
وجود دیدگاههای انحرافی، مثلاً برخی دورکاری را عامل بروز انزوای اجتماعی برای کارکنان می‌دانند.
- چالشهای اختصاصی مدیران
بخشی از چالشهای دورکاری مرتبط با مدیران است.
چنانچه برای عبور از این چالشها تلاش کافی نشود، استقرار و توسعه
دورکاری به تعویق افتاده، حتی ممکن است اجرای آن در سازمانهای دولتی
با شکست مواجه گردد.
در زیر به پنج چالش مهم شناسایی شده اشاره می‌شود:
چالش 1- دورکاری عامل بروز اختلال در فرایندهای ارتباطی درون و برون‌سازمانی است!
برخی از مدیران بر این باورند که با اعزام کارکنان به دورکاری؛
ارباب رجوع، ذی‌نفعان، همکاران و
... در صورت نیاز به خدمات این کارکنان، هنگامی که به آنان
مراجعه می‌کنند تنها با صندلی خالی مواجه می‌شوند.
این موضوع عامل مهمی در آسیب‌رسانی و ایجاد اختلال
در ارتباطات داخل سازمانی (ارتباط با مدیران و همکاران)
و برون‌سازمانی (ارتباط با ارباب‌رجوع) و طبیعتاً ایجاد اختلال
در روند انجام امور سازمان می‌شود.
چالش 2- برای کنترل و نظارت بر عملکرد کارکنان دورکار، ابزار لازم در اختیار نیست!
برخی از مدیران که اصرار به کنترل و نظارت جدی کارکنان
و آن هم به طور مستقیم و از نوع نزدیک دارند، بر این باورند
که با اعزام کارکنان به دورکاری، برای کنترل و نظارت بر عملکرد آنان
ابزار لازم را در اختیار ندارند.
آنان به این بهانه به اعزام همکاران خود به دورکاری چندان رغبتی
نشان نمی‌دهند.
چالش 3- تضعیف کنترل کارکنان دورکار، بهره‌وری آنان و سازمان را کاهش خواهد داد!
برخی از مدیران بر این باورند که با اعزام کارکنان تحت مدیریت
خود به دورکاری، به دلیل عدم وجود رویکردهای نظارتی مستقیم
بر عملکرد آنان،بهره‌وری و بازده عملکرد آنان کاهش می‌یابد.
زیرا غالب این کارکنان احتمالاً به دلایل متعدد و خصوصاً این که دور
از چشم مدیران کار می‌کنند، مسئولانه وظایف محوله را انجام نمی‌دهند.
در نتیجه، بهره‌وری سازمان نیز دچار افت شدید خواهد شد
- چالشهای اختصاصی کارکنان
از آنجایی که اساس و شالوده اجرای دورکاری بر دوش کارکنان استوار است، می‌بایست به نگرش و خواست این افراد توجه کافی نمود.
بر اساس تجارب شخصی به دست آمده، گروهی از کارکنان با دورکاری
یا موافقت ندارند و یا موافقت مشروط دارند.
در زیر به سه چالش مهم پیش روی کارکنان برای رفتن به دورکاری اشاره می‌شود:
چالش 1- با رفتن به دورکاری، امنیت و موقعیت شغلی آنها به خطر می‌افتد!
گروهی از کارکنان رفتن به دورکاری را به نوعی از دست دادن
موقعیت شغلی خود می‌پندارند.
حتی گروهی پا را از این هم فراتر گذاشته، رفتن به دورکاری را
با از دست دادن شغل از طریق کاندید شدن برای بازخرید شدن،
بازنشسته شدن، اخراج شدن و کارمند اضافی بودن در سازمان مترادف می‌دانند.
بر این باور، این دسته از کارکنان که تعدادشان هم کم نیست،
برای اعزام به دورکاری از خود مقاومت زیادی نشان می‌دهند.
چالش 2- با رفتن به دورکاری، هزینه‌های زندگی افزایش می‌یابد!
گروهی از کارکنان بر این باورند که چنانچه به دورکاری بروند،
هزینه‌های زندگی آنها افزایش می‌یابد.
در واقع، به عقیده آنان دورکاری موجب می‌شود به دلیل اقامت بیشتر
در منزل برای انجام کار، هزینه‌هایی مانند:
مصرف بیشتر مواد غذایی، آماده‌سازی قسمتی از منزل به عنوان دفتر کار،
مصرف بیشتر برق و مکالمات تلفنی،
خرید برخی تجهیزات کامپیوتری برای انجام وظایف دورکاری و ...
به آنان و خانواده آنها تحمیل گردد.
چالش 3- با رفتن به دورکاری، برخی مزایای ماهیانه از دست داده می‌شود!
این گروه از کارکنان تصور می‌کنند، چنانچه به دورکاری بروند،
در مقایسه با سایر کارکنان درآمد ماهیانه آنان کاهش می‌یابد.
مانند کاهش حقوق و خصوصاً مزایا (مانند اضافه‌کار، حق ایاب و ذهاب،
مزایای رفاهی و ...). در واقع، آنان دورکاری را عاملی برای از دست داده
بخشی از درآمدهای ماهیانه خود می‌دانند.
توصیه‌هایی برای استقرار و توسعه دورکاری در سازمانهای دولتی
اگر چه اینک تا حدودی گرایش به دورکاری در کارکنان سازمانهای دولتی
تقویت شده است، اما با وجود موانع و چالشهای بیان شده،
استقرار و توسعه دورکاری به اجرای برخی اقدامات نیاز دارد.
- تدوین و اجرای مستمر برنامه‌های آموزش دورکاری
همه ما انتظار داریم که دورکاران با وجود ناکافی بودن مهارتهای اساسی دورکاری، خصوصاً برای بهره‌برداری از ابزار و تجهیزاتی که با آن آشنایی کافی ندارند، فعالیتهای محوله را به درستی انجام دهند.
این در حالی است که اکنون، ناکافی بودن دانش و مهارتهای فناوری و شغلی در نزد گروه قابل توجهی از کارکنان دولت مشهود است.
داشتن استراتژی و برنامه آموزشی جامع برای توسعه دانش،
تدوین برنامه جامع و استراتژیک ملی دورکاری در سطوح مبتدی تا پیشرفته برای اجرای هماهنگ در سازمانهای دولتی توسط معاونت محترم توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور.
تدوین برنامه‌های آموزش دانش و مهارتهای فناوری برای کلیه کارکنان اعم از دورکاران بالفعل و دورکاران بالقوه.
- اشاعه نمودن فرهنگ دورکاری
برای توسعه تمایلات و گرایشات کارکنان سازمانهای دولتی به دورکاری،
تدوین و اجرای برنامه‌های فرهنگی یکی از بنیانی‌ترین اقدامهای بایسته
مسئولان و متولیان دورکاری است.
رئوس برخی برنامه‌ها و اقدامهای مناسب به شرح زیر پیشنهاد می‌شود:
- تدوین چشم‌انداز دورکاری
برای بهره‌گیری از دورکاری در توسعه فعالیتهای سازمانهای دولتی،
باید چشم‌انداز روشنی داشت. این چشم‌انداز باید تبیین‌کننده
راهکارهای بهبود کیفیت خدمت‌رسانی به ذی‌نفعان سازمانها
(کارکنان، ارباب‌رجوع، مشتری، عموم مردم و ...) باشد.
- ترویج و اطلاع‌رسانی عمومی
تدوین و اجرای برنامه‌های ترویجی در سطح ملی با موضوعات
نقش دورکاری در توسعه خدمت‌رسانی دولت به جامعه بسیار ضروری است.
- متقاعدسازی مدیران و کارکنان
این قابل ارزش است که دولت برای اجرای دورکاری عزم جدی دارد.
اما باید مدیران و کارکنان سازمانهای دولتی را متقاعد سازد که باید دورکاری
را گزینه‌ای ارزنده برای خدمت به خود و جامعه بپذیرند و به عنوان
یکی از فعالیتهای اصلی و تعهدات خود اجرا نمایند.
- تأمین تجهیزات و امکانات فنی و پشتیبانی
با توجه به ناکافی بودن امکانات و تجهیزات فنی در خانه بعضی از کارکنان،
می‌توان برای استقرار و توسعه دورکاری، تجهیزات مزبور را تأمین و در اختیار
کارکنان قرار داد و یا پایگاههایی را برای استفاده این گروه از کارکنان تجهیز نمود.
در این خصوص، موارد زیر پیشنهاد می‌شود:
تهیه تجهیزات و امکانات فنی: از طریق تأمین و در اختیار قرار دادن
امکانات و تجهیزات فنی به صورت امانی، اجاره به شرط تملیک، اقساطی و ...
کارکنان فعالیتهای دورکاری خود را بدون دغدغه، در خانه خود
به اجرا خواهند گذاشت.
- برنامه‌ریزی با هدف تأمین شرایط اجرای دورکاری
اجرای موفق دورکاری نیازمند تأمین شرایطی است که می‌بایست
آنها را مهیا نمود، برخی موارد به این شرح است:
تأمین شرایط فردی کارکنان: گاهی بعضی از کارکنان ویژگی‌های مورد نیاز
برای اجرای برنامه دورکاری را ندارند.
از این رو، باید ویژگی‌های هر کارمند برای اعزام به دورکاری بررسی شود
و پس از تأمین شرایط به دورکاری اعزام شود. مثلاً برای برخی کارکنان رفتن
هر روزه به محل کار، نوعی عادت در زندگی روزانه آنان است.
این گروه از کارکنان، تمایل دارند از این راه، با دوستان و همکاران خود
ارتباط چهره به چهره داشته باشند و مهارتهای اجتماعی خود را توسعه دهند.
بنابراین، دورکاری بر کیفیت و انگیزه کاری آنان تأثیر منفی خواهد داشت.
تأمین شرایط محل دورکاری:
گاهی، خانه (منزل) یک کارمند برای اجرای برنامه دورکاری نامناسب است.
این موضوع باید قبل از اعزام کارکنان به دورکاری، مورد توجه و بررسی قرار گیرد.
مثلاً برخی کارکنان دارای فرزندان زیادی هستند و شاید با پدر و مادر خود در یک آپارتمان کوچک زندگی می‌کنند.
بعضی نیز دارای همسایگان پر سر و صدا و ... می‌باشند.
در چنین وضعیتهایی، دورکاری یک روش ناموفق برای انجام کار اداری است. برای این گونه موارد باید تدابیری اندیشیده شود.
تأمین شرایط سازمانی: در سازمانها، سبک مدیریت، جو سازمانی، فرهنگ سازمانی و ... هنوز با دورکاری بیگانه است.
بنابراین، باید این گونه موارد با دورکاری موافق و سازگار شود.
نتایج بررسی‌ها در بریتانیا نشان داده است که مدیرانی که اعتماد به نفس کافی برای مدیریت از راه دور ندارند و نیز مدیرانی که اعتقاد کافی به تعهد کارکنان خود ندارند، تمایلی به اجرای دورکاری ندارند.
تأمین شرایط انجام کار: از یک سو، بسیاری از فعالیتها به همکاری و تعامل نزدیک کارکنان (همکاری گروهی) در یک محل و یا همکاری نزدیک
با تیمهای کاری دیگر بستگی دارند.
از سوی دیگر، اجرای دورکاری در سازمانها، جدای از قوانین و مقررات مربوطه،
نیاز به برخی ابزارها و تجهیزات دارد که درصورت فقدان یا کمبود،
انجام امور دورکاری با شکست مواجه خواهد شد.
در چنین وضعیتهایی تأمین شرایط انجام اجرای دورکاری بسیار مهم است.
مانند تأمین شرایط استفاده از شبکه ارتباطی از راه دور برای انجام کار،
تأمین شرایط دسترسی دورکاران به شبکه اینترنت،
تأمین اتوماسیون اداری تحت وب برای دورکاری و ...
8- نتیجه‌گیری
این نکته مهمی است که باور داشته باشیم،
هیچ یک از موارد بیان شده در بالا، الزاماً مانعی برای انجام دورکاری نیستند.
آنها فقط نشان می‌دهند که در برنامه‌ریزی دورکاری،
واقعیت این است که «آنان هنوز دورکاری و راه بهره‌برداری از آن را نیاموخته‌اند!».
به این گروه از افراد باید گفت: «دورکاری پایان کار نیست، بلکه آغاز راه است.
دورکاری، انقلابی است که دیر یا زود همه سازمانها باید به آن گردن نهند.»